Verschiebung der Investition in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)
Eingebracht von FDP
Antwort nicht öffentlich einsehbar (§ 16 GO)
Anfrage im Wortlaut
Die FDP-Fraktion fragt vor diesem Hintergrund gemäß § 16 Absatz 1 der Geschäftsordnung der Stadtverordnetenversammlung der Stadt Rödermark in Verbindung mit § 50 Absatz 2 der Hessischen Gemeindeordnung an:
Welchen Leistungsumfang soll das geplante Dokumentenmanagementsystem (DMS) nach derzeitigem Stand abdecken (z. B. Posteingangsdigitalisierung, Aktenverwaltung, Workflow-Management, revisionssichere Archivierung, E-Akte, Schnittstellen zu Fachverfahren)?
Wurden bereits Anbieter geprüft bzw. ist eine Ausschreibung vorbereitet, und wenn ja: welche Verfahrensschritte und welcher Zeitplan sind hierfür vorgesehen?
Wie gliedern sich die für das DMS veranschlagten Kosten nach aktuellem Kenntnisstand des Magistrates auf, insbesondere in Bezug auf:
a) Lizenzkosten, b) einmalige Kosten für Beratung, Einführung und Betreuung sowie c) laufende Kosten für Unterhalt und Betrieb?
Welche Einsparpotentiale bzw. Amortisationseffekte erwartet der Magistrat durch die Einführung eines DMS – differenziert nach erstem Jahr der Einführung, Folgejahren sowie nach Kostenarten (z. B. Personal-, Sach- und Raumkosten)?
Inwieweit ist nach derzeitiger Einschätzung des Magistrates mittelfristig mit einem Personalüberhang infolge der DMS-Einführung zu rechnen, insbesondere hinsichtlich:
a) Größe und betroffener Bereiche, b) Zeitpunkt des Eintretens und c) vorgesehener Umsetzung (z. B. Qualifizierung, Aufgabenverlagerung, natürliche Fluktuation)?
Wir bitten um schriftliche Beantwortung der Anfrage im zuständigen Gremium.
Sachverhalt
Im Rahmen der Haushaltsberatungen wurde unter anderem die für 2026 vorgesehene Investition in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) in Höhe von 50.000 € ausgesetzt. Die FDP-Fraktion hält diese Verschiebung für nicht sachgerecht.
Ein modernes DMS bietet erhebliche Potentiale zur Effizienzsteigerung und zur Kostenersparnis in der Stadtverwaltung – insbesondere durch die digitale Erfassung, Ablage und revisionssichere Archivierung von Dokumenten, schnellere Such- und Zugriffsmöglichkeiten, medienbruchfreie Workflows, ortsunabhängiges Arbeiten, Reduktion physischer Aktenbestände sowie eine spürbare Beschleunigung von Verwaltungsvorgängen und Bürgerservices.
Aus Sicht der FDP-Fraktion sind die mit einem DMS verbundenen mittel- bis langfristigen Einsparpotentiale geeignet, die Investition deutlich zu amortisieren. Vor diesem Hintergrund bedarf es einer fundierten Entscheidungsgrundlage zur weiteren Behandlung des Vorhabens.
Einfach erklärt
Die für 2026 vorgesehene Investition von 50.000 Euro in ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) wurde im Rahmen der Haushaltsberatungen ausgesetzt. Die FDP-Fraktion hält die Verschiebung für nicht sachgerecht und bittet den Magistrat um eine schriftliche Beantwortung mehrerer Fragen, um eine Grundlage für die weitere Behandlung des Vorhabens zu erhalten.
Gefragt wird, welche Aufgaben das geplante DMS übernehmen soll, ob bereits Anbieter geprüft wurden oder eine Ausschreibung vorbereitet wird und welcher Zeitplan vorgesehen ist. Außerdem soll der Magistrat die erwarteten Lizenz-, Einführungs-, Beratungs-, Betreuungs- und laufenden Betriebskosten darstellen. Er soll auch erläutern, welche Einsparungen in den ersten und späteren Jahren erwartet werden und ob durch das System mittelfristig Personalstellen wegfallen könnten. Falls dies erwartet wird, sollen betroffene Bereiche, Zeitpunkt und geplanter Umgang damit genannt werden.
Nach Ansicht der FDP-Fraktion kann ein DMS Verwaltungsabläufe beschleunigen und langfristig Kosten sparen. Mit der Anfrage wird jedoch weder die Einführung noch eine erneute Bereitstellung der Investitionsmittel beschlossen.
Diese Fassung wurde von einem Sprachmodell aus dem amtlichen Text übersetzt und ist nicht rechtsverbindlich. Maßgeblich ist der .